不動産売買案件の登録・検索・一覧管理
案件タイトル、物件種別、所在地、価格、売主・買主、購入申込日、契約日、物件調査日、営業・調査担当者、自社管理番号、取引態様、売主側・買主側の仲介会社などを登録します。案件一覧では、契約者名、担当者、管理番号、契約日、物件種別、所在地から検索可能。土地、新築・中古戸建、新築・中古区分、建築条件付き売地などを区別し、売主・買主、仲介会社、面積、価格とともに案件の概要を確認できます。
不動産売買契約・重要事項説明書作成・取引台帳管理システム
不動産・住宅関連事業を展開する企業からご依頼を受け受託開発した、不動産会社・加盟店向けの売買契約書類作成・取引台帳管理クラウドシステムの開発実例をご紹介します。
案件登録から書類選定・作成、押印済み書類の保管、取引台帳までをクラウドで一元化
加盟する不動産会社が、売買案件と顧客・物件情報を登録し、重要事項説明書、売買契約書、媒介契約書、取引台帳を作成・管理するWebシステムを受託開発しました。不動産売買では、土地、土地建物、区分所有建物、借地権付き建物などの物件種別に加え、売主・買主の属性、仲介の形態、面積の確定方法、契約条件などによって、使用する書類と入力項目が変わります。重要事項説明書には、権利関係、法令上の制限、設備、建物・管理に関する情報など、多岐にわたる確認事項を正確に反映する必要があります。
案件ごとに表計算ファイルを複製して作成する運用では、適切な書式の選定、同じ顧客・物件情報の繰り返し入力、複数書類間の転記、入力途中・完成・押印済みの判別、関連資料の保管と検索に多くの時間がかかります。また、複数の加盟店が利用するサービスでは、利用申請、アカウント、契約プラン、保存容量、利用状態を本部側で管理する仕組みも必要です。
本システムでは、取引内容に関する質問から適切な書類様式を選定し、案件情報を重要事項説明書・売買契約書・媒介契約書・取引台帳へ連携して、Excel形式の書類を生成する業務フローを構築しました。添付したPDFやOffice文書のタグ・全文検索、過去案件からの顧客・物件・追記事項の引用、書類別の作成・押印状態、加盟店の利用申請・承認までを一つのクラウドサービスとして提供します。
画面イメージ（縮小・一部加工のうえ掲載しています）
開発の背景
不動産売買に関する書類作成では、物件や契約の条件に応じた判断と、多数の情報項目の正確な転記が求められます。さらに、複数店舗・複数利用者でサービスを運営するには、次のような課題がありました。
売主、買主、仲介会社、担当者、物件、価格、契約日などの基本情報を案件単位で管理したい
土地、戸建、区分所有建物、借地権付き物件など、多様な取引条件に合う書類様式を選びたい
重要事項説明書、売買契約書、媒介契約書、取引台帳へ同じ情報を何度も転記する作業を減らしたい
法令上の制限、インフラ、権利、管理、代金・引渡しなど、多数の確認事項を漏れなく入力したい
書類ごとの未入力、入力中、完了、押印済みを一覧で確認し、途中保存から作業を再開したい
作成した複数書類をまとめて出力し、図面・証明書・押印済み書類も案件と関連付けて保管したい
過去の顧客・物件・追記事項を再利用し、ファイルの内容・タグから資料を探したい
加盟店ごとにデータを分け、利用申請の承認、利用者、契約プラン、保存容量を本部で管理したい
個人情報と取引情報を扱うため、認証、変更履歴、ログイン履歴を残したい
当社は帳票の入力画面を作るだけでなく、取引条件の判断、適切な様式の選択、案件情報の入力、書類生成、押印後の保管、後日の検索という一連の業務を、迷わず進められる仕組みにすることを重視しました。
案件の登録から、書類作成・押印管理・検索まで
システムの主な機能
※掲載している画面は、お客様向けに開発したシステムの画面イメージです。守秘のため縮小・一部加工のうえ掲載しています。
取引条件に応じた書類様式の選定
案件登録時に、売主の属性、物件の種類、土地の権利、面積の確定方法など、取引内容に関する質問へ回答します。回答結果をもとに、一般仲介用、消費者契約用、売主宅建業者用の区分から、取引条件に適した重要事項説明書と売買契約書の様式を選定。土地、土地建物、区分所有建物、普通・定期借地権付き建物、新築物件など、多数の組み合わせに対応し、担当者が書式番号を暗記しなくても、質問に沿って適切な入力画面へ進める構成です。
重要事項説明書の作成
売主・買主、対象物件の表示、登記上の権利、都市計画・建築基準法などの法令上の制限、道路との関係、飲用水・ガス・排水などの設備、造成・災害・保全に関する事項、建物・区分所有・管理に関する情報などを、様式に沿って入力します。物件・契約条件によって不要となる項目や表示内容を切り替え、対象となる重要事項を整理して入力できるようにしました。複数ページにわたる情報でも、業務上のまとまりに沿って段階的に登録できます。
売買契約書の作成
売買代金、手付金・中間金・残代金、支払日、所有権移転・引渡し、測量・面積清算、負担の消除、公租公課、契約違反、融資利用、契約不適合責任など、売買契約に必要な条件を案件へ登録します。土地・建物の種類、実測・確定測量・代金固定、一般・消費者・宅建業者間の取引などに応じた入力画面を用意し、案件の基本情報と連動して契約書を作成します。
媒介契約書の作成
売主側・買主側それぞれについて、専属専任媒介、専任媒介、一般媒介の契約形態に対応します。媒介する不動産会社、依頼者、契約期間、報酬などの情報を管理し、取引条件に合う媒介契約書を作成。顧客・物件情報の引用にも対応し、案件との関連を保ったまま効率よく書類を仕上げられます。
取引台帳の作成
宅地建物取引業者が取引内容を記録する取引台帳を、案件情報と各書類の入力内容から作成します。契約日、取引態様、物件、価格、売主・買主などを取引成立台帳として管理。重要事項説明書、売買契約書、媒介契約書、取引台帳を別々に管理せず、一つの案件に関連付けました。
書類別の進捗・入力途中・押印済み管理
案件ごとに、重要事項説明書、売買契約書、媒介契約書、取引台帳の状態を、未入力、入力中、完了として表示します。入力途中の案件は中断時点を保存し、後から作業を再開可能。押印済み書類をアップロードした際は、対応する書類種別を選択し、案件一覧と詳細画面に押印済みの状態を表示します。書類を作成したかだけでなく、取引で使用する最終版が揃っているかを把握できます。
Excel書類の自動生成・一括ダウンロード
画面で登録した案件・物件・契約情報を所定のExcelテンプレートへ反映し、重要事項説明書、売買契約書、売主側・買主側の媒介契約書、取引台帳を生成します。書類ごとの個別出力に加え、案件に必要な作成書類をまとめて生成・ダウンロード可能。時間のかかる帳票生成はバックグラウンドで処理し、生成中、完了、エラーの状態を画面へ表示します。
添付ファイル・タグ・全文検索
図面、登記事項証明書、調査資料、契約関係資料、押印済み書類などを案件へドラッグ＆ドロップでアップロードし、内容に応じたタグを付与します。案件内の添付ファイルに加え、加盟店が保有する資料を横断して検索可能。ファイル名とタグだけでなく、PDF、Excel、Word、PowerPointなどの文書内容も全文検索の対象とし、必要な資料へ短時間で到達できるようにしました。
顧客・物件・追記事項の引用と入力支援
過去案件に登録した顧客情報と物件情報を、キーワード、契約日、種別、住所、面積などから検索し、新しい案件へ引用できます。よく使用する追記事項も、タイトルと内容から検索して入力欄へ反映。売主・買主、仲介会社、電話番号などの入力候補も過去の登録内容から提示し、同じ情報の再入力と表記揺れを減らして案件作成を効率化しました。
加盟店の利用申請・承認・プラン管理
利用を希望する不動産会社は、会社・支店、代表者、所在地、連絡先、希望プラン、利用者情報、宅建業免許情報などを入力して申し込みます。申請内容は管理側へ通知され、管理者が一覧・詳細を確認して承認または却下し、結果をメールで案内。本部管理者は、加盟店の会社情報、契約プラン、利用状態、プランごとの保存容量と使用量、加盟店ごとの利用者を一元管理し、複数の不動産会社が利用するサービス全体を本部機能から運営できます。
認証・履歴管理・バックグラウンド処理
加盟店利用者と本部管理者のログイン画面・認証領域を分け、認証トークンによってAPIへのアクセスを制御します。パスワードを忘れた利用者には、確認メールと有効期限付きの手続きで再設定を案内。加盟店、利用者、案件、顧客、添付ファイルなどの変更履歴と、利用者のログイン履歴を保存します。また、書類生成、複数ファイルの一括圧縮、郵便番号取込など処理時間の長い機能はバックグラウンドジョブとして実行し、日常の画面操作を止めない構成としました。
導入によって実現したこと
不動産売買書類の作成業務を一元化
案件登録から重要事項説明書、売買契約書、媒介契約書、取引台帳の入力・出力・保管までを一つのシステムで行えるようにしました。
取引条件に合う書類様式の選定を支援
売主の属性、物件種別、権利、面積の扱いなどに関する質問から、使用する帳票へ誘導し、書式選択の負担と選択ミスを減らしました。
転記作業と入力の重複を削減
案件の基本情報を複数書類へ連携し、過去の顧客・物件・追記事項も引用できるようにすることで、同じ情報を繰り返し入力する作業を軽減しました。
書類作成の進捗と完成状態を可視化
未入力、入力中、完了、押印済みを書類別に表示し、案件ごとに不足している作業・書類を確認できるようにしました。
関連資料を探す時間を短縮
案件へのファイル添付、タグ付け、PDF・Office文書の全文検索により、ファイルサーバーや個人フォルダを探し回る作業を減らしました。
加盟店サービスの運営を効率化
利用申請、承認・却下、加盟店、利用者、契約プラン、保存容量、利用状態を本部機能へ集約しました。
大量・長時間処理に対応した安定運用
複数帳票の生成、一括ダウンロード、マスタ取込をバックグラウンドで実行し、利用者を待たせにくい処理構成としました。
取引情報の管理と追跡性を向上
加盟店単位のデータ管理、認証、変更履歴、ログイン履歴により、個人情報・契約情報を扱う業務の継続運用と事後確認を支援しました。
開発で重視したポイント
複雑な取引条件を、質問形式へ置き換える設計
帳票番号や適用条件を覚えていなければ使えないシステムでは、業務の標準化につながりません。本システムでは、売主、物件、権利、面積など、担当者が実務として判断できる質問へ置き換え、その回答から使用する重要事項説明書・売買契約書を選べるようにしました。
案件情報と4種類の書類を一つのデータ構造で管理
重要事項説明書、売買契約書、媒介契約書、取引台帳には共通する情報が多い一方、書類固有の項目も数多くあります。共通情報を案件・顧客・物件として整理し、書類別の入力項目と関連付けることで、転記の削減と各帳票の独立性を両立しました。
入力途中でも業務を止めない仕組み
不動産取引の情報は、一度にすべて揃うとは限りません。作業を中断して保存し、後日再開できるようにするとともに、未入力・入力中・完了・押印済みを明確に表示しました。情報収集と書類作成を並行して進める実務に合わせた設計です。
作成した書類だけでなく、根拠資料まで一元管理
契約書を生成するだけでは、後日の確認や類似案件での活用には不十分です。案件へ図面・証明書・調査資料・押印済み書類を関連付け、タグと全文検索で探せるようにしました。取引台帳と関連資料を同じ業務基盤へ蓄積できます。
加盟店向けサービスとしての運営機能
単一企業の社内システムではなく、複数の不動産会社が利用するサービスとして、申請・承認、加盟店、利用者、プラン、容量、利用状態を設計しました。現場向けの書類作成機能と、本部向けのサービス運営機能を分け、双方に必要な画面と権限を提供しています。
大量の入力項目と帳票処理を保守しやすく構成
画面、業務ロジック、データアクセス、帳票生成、検索、バックグラウンド処理を分離し、多数の書類様式を共通の考え方で扱える構成としました。書類テンプレートへの出力、全文検索、認証、ジョブ処理を独立させ、影響範囲を整理しながら保守・改修できる設計です。
システム概要
- お客様
- 不動産・住宅関連サービス企業（名称非公開）
- システム種別
- 不動産会社・加盟店向け売買契約書類作成・取引台帳管理クラウドシステム
- 開発形態
- 個別要件に基づく受託開発
- 対応業務
- 利用申請・承認、加盟店・利用者・プラン管理、案件・顧客・物件管理、書類様式選定、重要事項説明書、売買契約書、媒介契約書、取引台帳、Excel生成、押印済み管理、添付ファイル、タグ・全文検索、過去情報引用、履歴管理
- 主な利用者
- 加盟する不動産会社の営業担当者・物件調査担当者・管理者、サービス運営本部の審査・管理担当者、システム管理者
- 主な技術要素
- C#、ASP.NET Core、Angular、TypeScript、Entity Framework Core、PostgreSQL、Elasticsearch、Aspose.Cells、JWT認証、REST API、Swagger、バックグラウンドジョブ、Docker、メール通知
同様の課題をお持ちの企業様へ
条件に応じた書類作成と加盟店サービス運営をご提案します
当社では、不動産会社、住宅関連企業、フランチャイズ・加盟店ネットワーク、専門サービス事業者などに向けて、案件管理、契約書類作成、顧客・物件管理、帳票、添付資料、全文検索、会員・加盟店管理を組み合わせた業務システムを受託開発しています。
「物件や契約条件によって使用する書類が変わる」「重要事項説明書や契約書への転記が多い」「案件ごとの書類作成状況が分からない」「過去の顧客・物件情報を再利用したい」「複数店舗へ共通の業務基盤を提供したい」「利用申請や契約プランも含めてサービスを運営したい」といった課題がありましたら、現在の取引フロー、帳票様式、判断条件、利用者、保存資料、運用体制を整理し、実務に合ったシステムをご提案します。
その他開発実例
- 開発実例 - 1 - 株式会社パイオニアメディアクリエイツ様向け冊子・印刷物の受注・生産・出荷管理システム 「受注から現場作業、納品までを一元管理」
- 開発実例 - 2 - 社内外のプロジェクト進行とファイル共有を一元化する業務システム 「プロジェクト情報とコミュニケーションを一元管理」
- 開発実例 - 3 - 案件・成果物・工数・原価を一元管理する業務システム 「作業実績を原価へ連動し、コストを見える化」
- 開発実例 - 4 - 月間8億PV超の「ぐるなび」を支えたプラン検索・予約システム 「高速な検索と堅牢な予約処理を両立」
- 開発実例 - 5 - MRJ（三菱リージョナルジェット）向け航空宇宙技術文書検索・承認管理システム 「規格情報の提供から適用判断までを一元化」
- 開発実例 - 6 - ソニーカスタマーサービス株式会社様向け機器補修工程・進捗管理システム 「補修品の現在地と滞留理由を見える化」
- 開発実例 - 7 - Amazonの大規模通販倉庫を支える3PL人員配置・勤怠・生産性管理システム 「物量予測から配置・勤怠・請求まで一元化」
- 開発実例 - 8 - 日興アセットマネジメント様向け人事評価・報酬管理システム 「査定から多段階承認・集計・確定までを一元化」
- 開発実例 - 9 - 株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様向け不動産取引・登記業務進捗管理システム 「受付から登記・納品までの進捗を一元化」
- 開発実例 - 10 - 不動産売買契約・重要事項説明書作成・取引台帳管理システム 「案件情報から4種類の契約書類を作成・管理」
- 開発実例 - 11 - マツダ株式会社向け車両整備技術資料・サービスマニュアル提供システム 「車種・VINから適合する整備資料へ」
- 開発実例 - 12 - 株式会社オフィスバスターズ様向けOA機器・オフィス家具リユース事業統合管理システム 「一点ごとに異なるリユース商品を、仕入から会計まで」