案件・受注情報管理
案件ごとに管理番号、案件名、業務区分、ステータス、受注日、納品日、請求日、取引に関する情報などを管理します。進行中、完了、中止といった状態も一元化し、一覧からの検索・並べ替えにより、担当者や管理部門が必要な案件へすぐにたどり着ける構成です。
案件・成果物・工数・原価を一元管理する業務システム
弊社が手がけた、案件・成果物・工数・原価を一元管理する業務システムの開発実例をご紹介します。
日々の作業実績を原価へ連動し、複雑な制作業務のコストを見える化
複数の成果物や作業工程を伴う業務では、案件情報、成果物の構成、担当者、作業時間、外注費など、多くの情報を継続して管理する必要があります。これらを部門ごとの表計算ファイルや個別の台帳で管理すると、同じ情報の転記や集計に手間がかかり、案件の状況と実際に発生したコストを結び付けて確認することも難しくなります。
そこで、案件、成果物、作業対象、担当者、工数、各種経費を一つのデータ構造で管理し、日々の作業実績から人件費を自動算出するWebシステムを開発しました。実務担当者が登録する工数と、管理部門が把握したい原価情報を同じ仕組みでつなぎ、日常業務の中で原価データが蓄積される環境を構築しています。
画面イメージ（縮小・一部加工のうえ掲載しています）
開発の背景
対象業務には、一般的な勤怠管理や経費管理だけでは扱いにくい、次のような特性がありました。
一つの案件に複数の成果物や作業対象があり、それぞれに担当者と属性情報がある
工数を案件単位だけでなく、作業対象や作業内容の区分まで細かく記録する必要がある
人件費、外注費、その他の経費を同じ対象にひも付けて把握したい
工数の入力結果を原価へ反映する際の、再計算や転記作業をなくしたい
担当者、管理者、運用担当者など、役割によって参照・更新できる範囲を分ける必要がある
既存データを活用しながら、多数の案件・成果物情報を効率よく登録したい
原価を後から集計するだけではなく、案件の登録、担当者の設定、日々の工数入力、経費登録までを一連の業務として整理し、実績データが自然に原価へつながる仕組みとして設計しました。
日々の工数入力が、そのまま原価につながる
システムの主な機能
※掲載している画面は、お客様向けに開発したシステムの画面イメージです。守秘のため縮小・一部加工のうえ掲載しています。
成果物・作業対象の構成管理
案件の下に複数の成果物を登録し、さらに成果物を構成する作業対象を管理します。成果物と作業対象をグループ化して関連付けられるため、単純な一案件一成果物では表現できない構成にも対応。業務の階層をシステム上に再現し、「どの成果物の、どの作業に対して発生したコストか」を明確にしました。
担当者・メンバー設定
作業対象ごとに担当メンバーを設定します。利用者は自分が担当する対象を絞り込んで工数を登録でき、最近入力した対象や、成果物との関連付けが未完了の対象も確認できます。選択肢を担当業務に合わせて整理することで、登録先の取り違えを抑え、日々の入力を行いやすくしています。
工数登録・工数カレンダー
担当者は、作業日、作業対象、作業分類、作業時間を登録します。作業分類は大項目・中項目などの階層で管理でき、企業独自の工程や業務区分に沿った記録が可能です。月間カレンダーには日ごとの登録工数を表示し、権限に応じて全体の作業時間や作業人数も日別に確認できます。
人件費の自動計算
登録された作業時間と担当者ごとの計算単価を基に、人件費を自動算出して原価情報へ反映します。工数の登録・変更・削除に合わせて再集計するため、工数台帳から原価台帳へ転記して計算し直す作業を減らせます。作業分類に応じて複数の人件費区分を分けて集計できます。
経費・外注費管理
人件費以外の各種経費を、作業対象と原価項目にひも付けて登録します。外注費については委託先と費用区分も合わせて記録。人件費、外注費、その他の経費を同じ原価情報として参照できるため、複数の台帳を突き合わせることなく、対象ごとのコスト内訳を確認できます。
検索・一覧管理
工数と原価は、キーワードや対象期間で検索できます。作業対象、作業分類、登録者、日付、金額などを一覧で確認し、各項目による並べ替えにも対応。案件、成果物、作業対象についても属性情報を横断した検索に対応し、管理件数が増えても目的の情報を探しやすい仕組みです。
CSVによる一括登録
案件、成果物、作業対象の情報をCSVファイルから一括登録できます。登録前に取り込み内容を画面で確認し、登録後は成功件数とエラーになったデータを確認できます。表記の揺れを整える変換処理や、関連するマスタ・データの存在確認も組み込み、大量データの移行や定期的な追加登録を安全に行えます。
利用者・権限・操作履歴管理
利用者の役割に応じて、参照できる情報や登録・編集できる機能を制御します。データの登録、変更、削除は、実行者、日時、対象、操作内容とともに履歴へ記録。原価に関わる情報の変更経緯を後から確認でき、管理業務の確実性を支えます。
各種マスタ管理
作業分類、原価項目、外注費区分、成果物カテゴリー、制作条件など、業務で使用する選択肢をマスタとして管理します。表示順や使用可否も設定でき、業務内容の変更に合わせて運用側で調整できる構成です。
導入によって実現したこと
業務情報と原価情報の一元化
案件、成果物、作業対象、担当者、工数、経費を関連付け、分散しがちな情報を一つの業務基盤に集約しました。
人件費集計の自動化
日々の工数登録を人件費へ自動反映し、表計算ファイルへの転記や再計算に伴う負担と入力ミスを抑えました。
原価内訳の把握
人件費、外注費、その他の経費を作業対象にひも付け、どの業務にどのようなコストが発生したかを確認しやすくしました。
工数入力と管理の効率化
担当対象の絞り込み、作業分類の選択、日別カレンダーを組み合わせ、担当者の入力しやすさと管理者の確認しやすさを両立しました。
データ管理の確実性向上
役割別のアクセス制御、入力時の整合性確認、操作履歴により、重要な業務データを継続して管理できる環境を整えました。
既存データの有効活用
CSV一括登録とエラー確認により、既存台帳からの移行や多数データの追加にかかる作業を軽減しました。
開発で重視したポイント
実務担当者の入力が、そのまま管理情報になる設計
原価管理のためだけに別の集計作業を増やすのではなく、担当者が日常的に登録する工数を人件費へ連動させました。現場の作業と管理部門の集計を一つの流れにすることで、情報の鮮度と入力の継続性を両立しています。
複雑な業務構造を整理してシステム化
企業ごとに異なる「案件、成果物、構成要素、担当者」の関係を整理し、原価を記録すべき単位まで落とし込みました。表計算ファイルでは管理が難しくなりやすい、多階層・多対多の関係を扱えることも、個別開発ならではの特長です。
自動計算と手入力を適切に組み合わせる仕組み
人件費は工数から自動計算し、外注費など個別に発生する経費は必要な項目とともに登録する設計としました。すべてを自動化するのではなく、データの発生方法に合わせて入力と計算を組み合わせ、無理なく運用できる仕組みにしています。
独自ルールに対応する受託開発
原価を管理する単位、工数区分、計算方法、担当者の参照範囲、成果物の属性は、企業や業務によって異なります。既製パッケージへ業務を合わせるのではなく、現在の業務フローと管理目的を整理し、必要なデータ構造、画面、権限、自動計算を一体で設計・開発します。
システム概要
- システム種別
- 法人向け案件・工数・原価管理Webシステム
- 対応業務
- 案件管理、成果物・構成管理、担当者設定、工数登録、工数カレンダー、人件費自動計算、経費・外注費管理、CSV一括登録、マスタ管理
- 主な利用者
- 実務担当者、部門管理者、業務管理者、経営・管理部門、システム管理者
- 主な技術要素
- PHP、Symfony、PostgreSQL、CSVデータ連携、ロールベース権限管理、操作ログ
同様の課題をお持ちの企業様へ
企業独自の管理単位・計算ルールに合った原価管理の仕組みをご提案します
当社では、案件管理、工数管理、原価管理、外注費管理など、部門や台帳に分散した業務を整理し、企業独自の管理単位や計算ルールに合った業務システムを受託開発しています。
案件別の原価を把握するまでに時間がかかる、工数と経費を別々の台帳で管理している、既製の原価管理システムでは自社の成果物構成や作業区分を表現できないといった課題がありましたら、現在の入力・集計・確認の流れを伺いながら、必要な仕組みをご提案します。
その他開発実例
- 開発実例 - 1 - 株式会社パイオニアメディアクリエイツ様向け冊子・印刷物の受注・生産・出荷管理システム 「受注から現場作業、納品までを一元管理」
- 開発実例 - 2 - 社内外のプロジェクト進行とファイル共有を一元化する業務システム 「プロジェクト情報とコミュニケーションを一元管理」
- 開発実例 - 3 - 案件・成果物・工数・原価を一元管理する業務システム 「作業実績を原価へ連動し、コストを見える化」
- 開発実例 - 4 - 月間8億PV超の「ぐるなび」を支えたプラン検索・予約システム 「高速な検索と堅牢な予約処理を両立」
- 開発実例 - 5 - MRJ（三菱リージョナルジェット）向け航空宇宙技術文書検索・承認管理システム 「規格情報の提供から適用判断までを一元化」
- 開発実例 - 6 - ソニーカスタマーサービス株式会社様向け機器補修工程・進捗管理システム 「補修品の現在地と滞留理由を見える化」
- 開発実例 - 7 - Amazonの大規模通販倉庫を支える3PL人員配置・勤怠・生産性管理システム 「物量予測から配置・勤怠・請求まで一元化」
- 開発実例 - 8 - 日興アセットマネジメント様向け人事評価・報酬管理システム 「査定から多段階承認・集計・確定までを一元化」
- 開発実例 - 9 - 株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様向け不動産取引・登記業務進捗管理システム 「受付から登記・納品までの進捗を一元化」
- 開発実例 - 10 - 不動産売買契約・重要事項説明書作成・取引台帳管理システム 「案件情報から4種類の契約書類を作成・管理」
- 開発実例 - 11 - マツダ株式会社向け車両整備技術資料・サービスマニュアル提供システム 「車種・VINから適合する整備資料へ」
- 開発実例 - 12 - 株式会社オフィスバスターズ様向けOA機器・オフィス家具リユース事業統合管理システム 「一点ごとに異なるリユース商品を、仕入から会計まで」