案件受付・依頼業務の選択
依頼元、整理番号、申込人、連絡先、融資実行予定日、社内担当者など、案件の基本情報を登録します。案件ごとに、物件調査、公簿取得、書面受領、金銭消費貸借契約、立会、登記など、必要な業務を選択して開始できます。一つの案件を複数の依頼単位に分ける枝番管理や、関連案件の紐付けにも対応。複数物件や追加依頼がある場合でも、元の案件との関係を保ったまま個別の進捗を管理できます。
株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様向け不動産取引・登記業務進捗管理システム
株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様（現・ミトラグループ株式会社）から直接ご依頼をいただき受託開発した、不動産取引・登記業務進捗管理システムの開発実例をご紹介します。
案件受付から物件調査、契約、立会、登記、専門家手配、書類授受までを一元化
不動産取引や住宅ローンに伴う各種業務の受付・進捗・期限・担当者・書類を一元管理するWebシステムを受託開発しました。不動産取引を安全かつ円滑に進めるためには、物件調査、登記事項証明書や公図などの取得、契約書類の受領、金銭消費貸借契約、決済時の立会、登記手続きなど、性質の異なる業務を正確な順序と期限で進める必要があります。さらに、依頼元企業、社内担当者、現地の業務担当者、司法書士など、多くの関係者が案件へ参加します。
メール、電話、表計算ファイル、紙の依頼書を中心とした運用では、案件の現在地、次に対応する担当者、提出済みの書類、確認・検印の状態が分散しやすく、進捗確認や引き継ぎに大きな負担がかかります。また、融資実行日や登記予定日など変更の影響が大きい期日を扱うため、対応漏れや情報伝達の遅れを防ぐ仕組みも欠かせません。
本システムでは、案件の受付から、業務の振り分け、専門家の選定、作業報告、書類のアップロード・ダウンロード、確認・検印、納品、完了までを一つの業務フローとして構築しました。期限が近い案件や未確認の案件を可視化し、地域別の依頼状況、司法書士への配分状況、外部担当者の対応実績まで把握できる、不動産関連業務の統合的な進行管理基盤です。
画面イメージ（縮小・一部加工のうえ掲載しています）
開発の背景
不動産取引・登記に関する業務では、一つの案件に複数の作業、期限、関係者、書類が関連します。業務を安定して運用するためには、一般的な案件台帳だけでは対応しにくい、次のような課題がありました。
依頼元、整理番号、申込人、融資実行予定日などの案件情報を統一して管理したい
案件ごとに必要な業務だけを選択し、物件調査から契約、立会、登記までを並行して進めたい
期限が迫っている案件、未確認・未検印の案件をすぐに把握したい
社内担当者、現地担当者、司法書士の役割と次の対応者を明確にしたい
案件の地域、専門家の対応エリア、予定、受任可能状況を踏まえて依頼先を選びたい
書類の授受状況と最新版を管理し、誰が、いつ、何を確認・検印したかを追跡したい
大量の案件や関連書類を一括登録し、定型書類を効率的に作成したい
連絡経緯の集約や司法書士事務所ごとの案件配分、対応品質の評価を管理へ活かしたい
利用者の所属・役割に応じて、閲覧、入力、確認、検印などの権限を分けたい
当社は画面の入力項目を増やすだけでなく、案件の受付、作業依頼、担当者の選定、実施、報告、確認、納品という実務上の流れを整理し、複数組織で同じ進捗を共有できる仕組みにすることを重視しました。
案件の受付から、進捗・期限・専門家連携まで
システムの主な機能
※掲載している画面は、お客様向けに開発したシステムの画面イメージです。守秘のため縮小・一部加工のうえ掲載しています。
案件検索・期限・進捗の可視化
依頼元、整理番号、申込人、担当者、業務種別、進捗、受付日、期限、書類のアップロード・ダウンロード状況など、複数の条件を組み合わせて案件を検索できます。案件一覧では業務種別、期限、現在の進捗、最終更新、書類授受の状態を横断して確認可能。期限当日や超過案件、期限までの残り営業日が少ない案件を色分けし、トップ画面には新着依頼や未検印件数を表示して、確認が必要な案件へすぐに移動できます。
業務別の進捗管理
案件詳細では、基本情報、物件調査、公簿取得、書面受領、金銭消費貸借契約、立会依頼、登記を業務別のタブで整理して表示します。利用者は必要な業務だけを確認できる一方、案件全体では各工程の進行状況をまとめて把握可能。それぞれの業務に、依頼、担当者決定、作業中、報告、確認・検印、納品、完了といった状態を持たせ、業務ごとに入力内容が異なる場合でも、案件番号、担当者、期限、書類、履歴を共通の考え方で管理します。
物件調査・公簿取得管理
物件所在地、調査内容、希望期限、依頼先、報告内容などを登録し、現地で行う物件調査の依頼から報告・検印までを管理します。公簿取得では、登記事項証明書、公図、地積測量図、建物図面など、必要な公的書類を指定。土地・建物ごとの対象情報、取得状況、納品日、報告書を案件へ集約し、どの資料が揃っているかを確認できるようにしました。
書面受領・契約・立会管理
契約当事者、連帯債務者、連帯保証人、担保提供者など、書類の受領・確認に必要な情報と、対応日時、場所、受領ページ数、不備の有無、報告内容を管理します。金銭消費貸借契約では、住宅ローンなどの契約に関する予定日時・場所、必要書類、書類の発送・到着、担当者、立会司法書士、確認結果を一元化。決済・契約時の立会依頼では、訪問予定、担当者、前日確認、実施報告、検印までを管理し、日程変更や引き継ぎにも対応できるようにしました。
登記・融資実行・決済進捗管理
登記の内容、対象となる土地・建物、担保の順位・金額、債務者・保証人、融資実行予定日、決済場所、登記完了日などを管理します。担保設定、変更、抹消、移転、保存など、案件に必要な登記内容を整理して登録可能。実行を担当する司法書士事務所と担当司法書士を選定し、依頼書・指示書・受領書などの書類、連絡状況、実行日、完了報告を案件へ関連付けます。融資実行・決済と登記を別々の台帳にせず、前後関係を含めて追跡できる構成です。
現地担当者・司法書士の選定と依頼
現地で調査・書面受領・立会などを行う担当事業者と、契約・登記を担当する司法書士事務所をマスタで管理します。所在地、対応エリア、連絡先、対応状況、評価を確認しながら、案件に適した担当者を選択可能。司法書士については、受任実績や評価に加えて当月・翌月の対応可否や受任不可日も確認でき、依頼先の決定を担当者の記憶だけに頼らず、地域、予定、案件配分、過去の対応実績を判断材料として利用できるようにしました。
書類共有・報告・確認・検印
依頼元、社内担当者、現地担当者、司法書士が使用する依頼書、資料、報告書、登記関係書類などを案件単位で登録・共有します。アップロード・ダウンロードの日時と利用者を記録し、書類の登録・受領・納品状況を確認可能。作業完了後は報告内容と成果物を登録し、担当者・確認者・検印者の役割を分けて品質確認を明確にしました。また、電話やメールによる連絡内容も案件ごとに記録し、司法書士の決定や登記完了など業務上の節目には、会社ごとの通知先・文面テンプレートに基づくメールを送信します。
一括登録・定型書類・データ出力
CSVファイルを利用した登記案件の一括登録や、案件番号に対応する関連ファイルの一括取込に対応し、件数の多い依頼でも画面から一件ずつ入力・添付する作業を減らせます。登録内容から登記実行に必要な指示書などのPDFを作成し、案件一覧、受任件数、業務明細、アクセスログ、請求補助資料などをCSV・Excel形式で出力。日常業務のシステム化と、既存の確認・集計・報告業務で利用しやすい帳票出力を両立しました。
依頼地域・案件配分・対応状況の分析
依頼された物件の地域と、現地担当者・司法書士事務所の所在地を地図上で確認できます。業務種別、年度、依頼元などで絞り込み、依頼が集中している地域や対応体制を視覚的に把握可能。司法書士事務所への案件配分は月・日別の一覧で表示し、未振分件数、予定日未定の案件、日ごとの受任件数と対応可能数の比較を確認できるため、特定の事務所への偏りや処理能力の超過を避けながら振り分けを調整できます。
外部担当者・司法書士の評価管理
現地担当者と司法書士について、対象地域、依頼元、対応内容、発生日、評価などを登録します。過去の対応状況を一覧・レポートで確認でき、評価点、地域内・全体順位、受任実績、処理率などをExcelレポートとして出力可能。個々の案件を完了させるだけでなく、蓄積した業務実績を次回の担当者選定やサービス品質の改善へ循環させる仕組みとしました。
マスタ・権限・アクセス管理
会社、グループ、利用者、現地担当者、司法書士、休日、業務資料、金融機関別マニュアルなど、運用に必要な情報を管理します。会社ごとの休日を期限計算に反映し、営業日を考慮した進捗表示を実施。利用者を依頼元、社内担当者、管理者、外部担当者などに分け、さらに担当者、確認者、検印者といった役割に応じて、業務・項目単位で非表示・閲覧・編集を制御します。アクセスやログインの記録も保持し、複数企業・複数職種が利用するシステムとして、必要な情報だけを適切な利用者へ提供できる構成です。
導入によって実現したこと
不動産関連業務の進捗を一元化
案件受付から物件調査、公簿取得、契約、立会、登記、納品までを同じ案件番号と画面体系で管理し、業務ごとの台帳やメールに分散していた情報を集約しました。
期限管理と対応漏れの防止
期限までの営業日数に応じた色分け、新着・未検印件数、詳細な検索条件により、優先して対応すべき案件を把握しやすくしました。
複数組織・専門職間の連携強化
依頼元、社内担当者、現地担当者、司法書士が、共通の案件情報、書類、連絡履歴、進捗を参照できる業務基盤を構築しました。
書類授受と品質確認の明確化
ファイルの登録・取得日時、担当者、報告、確認・検印、納品日を記録し、「誰が、何を、どこまで確認したか」を追跡できるようにしました。
専門家の振り分けを支援
対応地域、予定、受任可能状況、案件配分、過去の評価を確認しながら、現地担当者や司法書士を選定できるようにしました。
大量案件・帳票作成の効率化
CSVや関連ファイルの一括取込、PDF・Excel・CSV出力により、繰り返し発生する登録、書類作成、集計作業の負担を軽減しました。
管理状況の可視化と改善
地域別の依頼状況、司法書士事務所別の日次配分、外部担当者の評価を可視化し、日々の進行管理だけでなく、体制整備や品質改善にも活用できるようにしました。
役割分担と内部統制の強化
担当、確認、検印を分け、会社・グループ・利用者・業務項目ごとに権限を設定することで、複雑な業務を安全かつ責任の明確な手順で運用できるようにしました。
開発で重視したポイント
案件台帳ではなく、実際の業務プロセスを設計
不動産関連業務は、案件を登録するだけでは完了しません。必要な業務の判断、依頼先の選定、書類の準備、作業実施、報告、確認・検印、納品という流れを整理し、次に誰が何を行うかが分かるワークフローとして設計しました。
異なる業務を一つの案件へまとめる情報設計
物件調査、公簿取得、契約、立会、登記では、入力する情報も担当者も異なります。本システムでは業務別の詳細を保ちながら、案件の基本情報、期限、ファイル、担当者、履歴を共通化しました。担当業務の使いやすさと、案件全体を見渡せる管理性を両立しています。
期限と営業日を意識した進行管理
融資実行や決済・登記に関する業務では、期限超過後の対応では手遅れになる場合があります。会社別の休日を含む営業日を考慮し、期限が近い案件を段階的に色分けすることで、問題が発生する前に対応を促す画面設計としました。
外部の専門家を含む運用への対応
社内利用者だけでなく、現地担当者や司法書士が業務へ参加する前提で、担当範囲、閲覧範囲、入力項目、依頼・報告・検印の流れを設計しました。専門家の予定・対応地域・配分・評価も管理し、案件処理と外部ネットワークの運用を一つの仕組みで支えます。
書類と業務状態を切り離さない管理
ファイルサーバーへ書類を保存するだけでは、その書類がどの案件の、どの工程で、誰により登録され、確認済みかを把握できません。本システムでは書類を業務状態と関連付け、アップロード、ダウンロード、報告、検印、納品の経緯を追跡できるようにしました。
複雑な権限と品質確認をシステム化
会社・グループ・利用者の単位に加え、業務や項目ごとに操作範囲を設定できる構成としました。担当者が入力し、確認者・検印者が内容を確認する実務上の役割分担をシステムへ反映し、利便性だけでなく内部統制にも配慮しています。
業務に合わせた個別開発と外部連携
大量案件の一括取込、既定様式へのPDF出力、Excel・CSV帳票、メール通知、地図表示など、現場で必要となる機能を業務フローに合わせて組み合わせました。既製パッケージへ業務を無理に合わせるのではなく、お客様固有の役割、帳票、期限、確認手順を整理してシステム化した受託開発事例です。
システム概要
- お客様
- 株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様（現・ミトラグループ株式会社）
- システム種別
- 不動産取引・登記関連業務の進捗管理Webシステム
- 開発形態
- 直接取引による受託開発
- 対応業務
- 案件受付、物件調査、公簿取得、書面受領、金銭消費貸借契約、立会、登記、担当者・司法書士選定、期限・進捗、書類共有、報告・検印、連絡、通知、一括登録、帳票、地域・配分・評価分析
- 主な利用者
- 依頼元企業・金融機関等の担当者、株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様の業務担当者・管理者、現地担当事業者、司法書士
- 主な技術要素
- PHP、Symfony、Doctrine ORM、SQL Server、TypeScript／JavaScript、jQuery／Ajax、Google Maps API、Excel・CSV・PDF出力、C#／.NETによるPDF生成、メール通知、ロール・項目別権限管理
同様の課題をお持ちの企業様へ
期限・書類・承認を伴う複数組織の業務システムをご提案します
当社では、不動産、金融、士業、BPO、専門サービスなど、複数の企業・担当者・専門家が参加し、期限、書類、確認・承認を伴う業務システムを受託開発しています。
「案件情報がExcelやメールに分散している」「工程ごとに担当者や依頼先が変わり、全体の進捗を把握しにくい」「期限超過や書類の確認漏れを防ぎたい」「外部の専門家を地域・予定・実績から適切に配置したい」「大量案件の登録や帳票作成を効率化したい」といった課題がありましたら、現在の業務フロー、役割分担、期限、書類、権限、帳票を整理し、実務に合ったシステムをご提案します。
その他開発実例
- 開発実例 - 1 - 株式会社パイオニアメディアクリエイツ様向け冊子・印刷物の受注・生産・出荷管理システム 「受注から現場作業、納品までを一元管理」
- 開発実例 - 2 - 社内外のプロジェクト進行とファイル共有を一元化する業務システム 「プロジェクト情報とコミュニケーションを一元管理」
- 開発実例 - 3 - 案件・成果物・工数・原価を一元管理する業務システム 「作業実績を原価へ連動し、コストを見える化」
- 開発実例 - 4 - 月間8億PV超の「ぐるなび」を支えたプラン検索・予約システム 「高速な検索と堅牢な予約処理を両立」
- 開発実例 - 5 - MRJ（三菱リージョナルジェット）向け航空宇宙技術文書検索・承認管理システム 「規格情報の提供から適用判断までを一元化」
- 開発実例 - 6 - ソニーカスタマーサービス株式会社様向け機器補修工程・進捗管理システム 「補修品の現在地と滞留理由を見える化」
- 開発実例 - 7 - Amazonの大規模通販倉庫を支える3PL人員配置・勤怠・生産性管理システム 「物量予測から配置・勤怠・請求まで一元化」
- 開発実例 - 8 - 日興アセットマネジメント様向け人事評価・報酬管理システム 「査定から多段階承認・集計・確定までを一元化」
- 開発実例 - 9 - 株式会社エスクロー・エージェント・ジャパン様向け不動産取引・登記業務進捗管理システム 「受付から登記・納品までの進捗を一元化」
- 開発実例 - 10 - 不動産売買契約・重要事項説明書作成・取引台帳管理システム 「案件情報から4種類の契約書類を作成・管理」
- 開発実例 - 11 - マツダ株式会社向け車両整備技術資料・サービスマニュアル提供システム 「車種・VINから適合する整備資料へ」
- 開発実例 - 12 - 株式会社オフィスバスターズ様向けOA機器・オフィス家具リユース事業統合管理システム 「一点ごとに異なるリユース商品を、仕入から会計まで」